Für Verein und Flugschule
Einführung und Betrieb
Auch ohne bisherige Erfahrung mit Sicherheitsmanagement kannst du mit PAOLO ein SMS in deinem Verein oder deiner Flugschule einführen. Wichtig sind die aktive Unterstützung durch die Vereins- oder Flugschulleitung, klar festgelegte Verantwortlichkeiten und die Bereitschaft, Sicherheitsmanagement dauerhaft zu betreiben. PAOLO erleichtert die Einführung und den laufenden Betrieb durch strukturierte Prozesse und Dokumentvorlagen.
Der Weg zur Einführung von PAOLO SMS
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Organisatorisch
Prozesse und Rollen festlegen
Nach der Entscheidung für ein SMS legt die Organisation fest, wie sie mit Sicherheitsthemen umgehen will, und benennt die Verantwortlichen: Accountable Executive, Safety Manager und Administrator. Dazu gehört auch, wer die Installation betreibt.
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Technisch
Technische Voraussetzungen schaffen
Parallel klärt die Organisation, wie PAOLO betrieben werden soll, und schafft die dafür nötige Umgebung. Was dazu gehört, hängt vom gewählten Betrieb ab (siehe „Technischer Betrieb“).
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Technisch
PAOLO installieren
PAOLO wird als eigene Installation der Organisation eingerichtet. Zur Installation gehört, den ersten Administrator anzulegen und Datensicherungen einzurichten.
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Gemeinsam
Grundeinstellungen in PAOLO vornehmen
Wenn Rollen und Installation bereitstehen, richtet die Organisation PAOLO ein: Benutzer anlegen, rechtliche Pflichtangaben machen, Organisationseinstellungen festlegen sowie Dokumente aus den Vorlagen erstellen und einstellen.
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Gemeinsam
Betrieb aufnehmen
Die Organisation macht den Meldeweg bekannt, legt die Sicherheitsrichtlinie fest und beginnt, die eingehenden Meldungen zu bearbeiten.
Ein ausführlicher Leitfaden zur Einführung ist in Vorbereitung. Den Stand findest du unter Informationen & Materialien.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Sicherheitsmeldungen ohne Anmeldung
Jede Person kann eine Sicherheitsmeldung einreichen, auch ohne Benutzerkonto und auf Wunsch anonym. Die Hürde zum Melden soll so niedrig wie möglich sein.
Rollen in PAOLO
Wer in PAOLO arbeiten oder interne Inhalte lesen soll, erhält ein Benutzerkonto und eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was die Person in PAOLO sehen und tun kann.
- Benutzer
- Ein an Sicherheitsthemen interessiertes Mitglied der Organisation. Nach der Anmeldung liest die Person Sicherheitsinformationen, die für angemeldete Mitglieder freigegeben sind. Zum internen Bereich, in dem Meldungen bearbeitet werden, hat diese Rolle keinen Zugang.
- Safety Assistant
- Eine vertrauenswürdige und kompetente Ansprechperson, die mit sensiblen Informationen verantwortungsvoll umgeht, in einer Flugschule etwa ein erfahrener Fluglehrer, in einem Verein ein geeigneter Funktionsträger. Die Rolle ist zum Einsehen gedacht: Der Safety Assistant liest Meldungen, Maßnahmen und interne Dokumente, kann Anhänge zu Meldungen hoch- und herunterladen und neuen Mitgliedern die Rolle Benutzer geben. Bearbeiten kann er nichts; Angaben zur meldenden Person und interne Notizen sieht er nicht.
- Safety Manager
- Setzt das Sicherheitsmanagementsystem operativ um, koordiniert und hält es aufrecht; eine Vertretung mit denselben Aufgaben ist möglich. PAOLO unterstützt ihn dabei, Meldungen zu bearbeiten und zu klassifizieren, Risiken zu bewerten, Maßnahmen zu verfolgen, Sicherheitsbesprechungen zu dokumentieren, Dokumente zu pflegen, Einstellungen und rechtliche Angaben zu verwalten und Benutzer zu betreuen.
- Administrator
- Betreut die Installation: Konfiguration, Wartung, Datensicherung und Zugänge. Das kann auch eine externe IT-Person sein. Nur der Administrator kann Daten importieren, exportieren und die Datensicherung erstellen, und nur er kann die Administratorrolle vergeben. Technisch kann er auch Inhalte einsehen; die inhaltliche Arbeit im SMS ist aber Aufgabe des Safety Managers.
Organisatorische Verantwortung
Der Accountable Executive (verantwortliche Leitung) trägt die übergeordnete Verantwortung für die organisatorischen Voraussetzungen und die Funktionsfähigkeit des SMS, nicht für die Sicherheit jedes einzelnen Fluges. Dazu gehört etwa, die Sicherheitsrichtlinie zu unterzeichnen. In Vereinen kann ein entsprechend benanntes Vorstandsmitglied diese Funktion übernehmen, in Flugschulen beispielsweise der Geschäftsführer oder Ausbildungsleiter, jeweils im Rahmen ihrer Befugnisse.
Der Accountable Executive ist keine PAOLO-Systemrolle. Seine Benennung wird in PAOLO lediglich dokumentiert und erzeugt keine Programmberechtigungen.
Technischer Betrieb
Jeder Verein und jede Flugschule betreibt eine eigene Installation von PAOLO, selbst oder mit Unterstützung eines Dienstleisters. PAOLO SMS ist keine zentral betriebene Plattform und für eine Organisation je Installation ausgelegt.
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Eigener Server oder virtuelle Maschine
Die Organisation oder ihr Dienstleister betreibt PAOLO auf einem Server oder einer virtuellen Maschine, die sie selbst verwaltet. Das gibt viel Kontrolle über Daten und Umgebung, verlangt aber auch, Einrichtung, Aktualisierungen, Absicherung und Datensicherungen selbst zu übernehmen.
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Cloud-Hosting
Die Organisation nutzt Dienste eines Cloud-Anbieters. Ein Teil des Betriebs liegt dann beim Anbieter, der eigene Aufwand kann geringer sein. Dafür besteht eine Abhängigkeit vom Anbieter, und die Organisation muss prüfen, wo und wie ihre Daten verarbeitet werden.
Welcher Weg passt, hängt von den eigenen Möglichkeiten, dem gewünschten Aufwand und den Anforderungen an die Kontrolle über die Daten ab. Eine Empfehlung gibt diese Seite nicht. Hinweise zur Installation stehen in der technischen Dokumentation, die während der Pilotphase auf Anfrage erhältlich ist (siehe Informationen & Materialien).
Die betreibende Organisation ist für den ordnungsgemäßen Betrieb ihrer Installation und für den Umgang mit den darin gespeicherten Daten verantwortlich. Dazu gehören zum Beispiel Impressum und Datenschutzangaben, die Verwaltung der Zugänge, Aktualisierungen und Datensicherungen. PAOLO bietet dafür Funktionen, etwa zur Anonymisierung und Löschung von Meldungen. Eine Rechtsberatung ersetzt PAOLO nicht.
Häufige Fragen
Müssen wir eine eigene IT haben?
Nicht unbedingt, aber jemand muss die Installation betreiben. Je nach Betriebsweg braucht es dafür technische Kenntnisse oder einen beauftragten IT-Dienstleister.
Was kostet PAOLO?
Die Software ist unentgeltlich. Je nach Betriebsweise können Kosten für Hosting oder verwaltete Dienste entstehen.
Wo geben Meldende ihre Meldung ab?
In der Installation deiner Organisation, nicht auf dieser Website. Eine Anmeldung ist zum Melden nicht nötig.
Ersetzt PAOLO die Meldung an den DHV?
Nein. PAOLO ersetzt keine Meldung an den DHV über FIDA und keine anderen gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen. Eine PAOLO-Meldung erreicht FIDA nicht automatisch.
Können sich mehrere Organisationen eine Installation teilen?
Nein. Die Anwendung ist auf eine Organisation je Installation ausgelegt. Eine zentrale Plattform gibt es derzeit nicht.
Wie ist der Stand der Entwicklung?
PAOLO SMS befindet sich in der Pilotphase und ist für kleine, bekannte Gruppen ausgelegt (Stand: Oktober 2026).